Come scrivere una e-mail
Articolo aggiornato dopo la pubblicazione
Molte persone scrivono quotidianamente e-mail a tantissime altre persone, ma spesso non hanno idea di quella che viene chiamata netiquette.
I campi.
Qualsiasi client di posta visualizza i campi “A:”, ”CC:”, “CCN:”, “Oggetto:”.
A cosa servono?
Il campo “A:” è il destinatario principale della e-mail, ossia la persona a cui vogliamo indirizzare l’e-mail.
Il campo “CC:” indica “Copia Conoscenza” o “Copia Carbone”, ossia le persone che vogliamo leggano in copia.
Il campo “CCN:” indica, come sopra, “Copia Conoscenza” e la “N” sta per “nascosta”. Praticamente chi è indicato in CCN non viene visualizzato dagli altri indicati in “A:” o “CC:” mentre lui li visualizza.
Cosa buona nel caso di invio a molte persone che magari non si conoscono è mettere nel campo “A:” se stessi e tutti gli altri nel campo “CCN:”
L’oggetto.
Nell’oggetto della e-mail va espressa una sintesi del contenuto dell’e-mail stessa ed è fortemente sconsigliato mettere cose tipo: “Ciao….”; “Come va…..?”.
L’oggetto scritto bene aiuta chi riceve l’e-mail a comprenderne il contenuto con un colpo d’occhio. Se si mettono le locuzioni poc’anzi menzionate, la comprensione viene meno.
Come suggerito nei commenti:
Nell’oggetto non va messo il testo intero dell’e-mail.
Il corpo.
Nel corpo della e-mail è bene NON seguire i seguenti punti:
1) Puntini di sospensione alla fine della frase.
2) Punti esclamativi alla fine della frase.
3) Non usare il maiuscolo, che equivale ad urlare.
4) Essere sintetici ma non troppo.
5) Evitare abbreviazioni inutili (es. q.tà invece che quantità).
I punti 1) 2) 3) irritano fortemente chi legge: rende frammentaria e fastidiosa la lettura.
Tra le altra cose, prima di premere sul pulsante “Invia” rileggere tutto per scovare eventuali errori grammaticali e/o logici.
Cosa evitare.
Da evitare come la peste:
1) ricevute di lettura
2) usare l’HTML nel testo della e-mail
3) allegati di grosse dimensioni
4) allegare più di uno/due file (in caso creare un unico file .ZIP)
Le ricevute provocano un senso di “controllo” che ai più dà fastidio.
L’HTML va bene per i siti, non per le e-mail.
Ricordiamo che chi riceve potrebbe avere linea lenta, oppure sistemi che respingono e-mail con allegati pesanti, per cui limitiamo la grandezza di questi. Se dobbiamo passare dei grossi file, ci sono delle alternative (es. FTP; Dropbox; etc.).
Una e-mail con tanti allegati è fastidiosa. Meglio creare un bel file compresso ed allegarlo.
Se l’e-mail è inviata per porre delle domande, leggere questo altro articolo


