Molte persone scrivono quotidianamente e-mail a tantissime altre persone, ma spesso non hanno idea di quella che viene chiamata netiquette.

I campi.
Qualsiasi client di posta visualizza i campi “A:”,  ”CC:”, “CCN:”, “Oggetto:”.
A cosa servono?

Il campo “A:” è il destinatario principale della e-mail, ossia la persona a cui vogliamo indirizzare l’e-mail.
Il campo “CC:” indica “Copia Conoscenza” o “Copia Carbone”, ossia le persone che vogliamo leggano in copia.
Il campo “CCN:” indica, come sopra, “Copia Conoscenza” e la “N” sta per “nascosta”. Praticamente chi è indicato in CCN non viene visualizzato dagli altri indicati in “A:” o “CC:” mentre lui li visualizza.

Cosa buona nel caso di invio a molte persone che magari non si conoscono è mettere nel campo “A:” se stessi e tutti gli altri nel campo “CCN:”

L’oggetto.
Nell’oggetto della e-mail va espressa una sintesi del contenuto dell’e-mail stessa ed è fortemente sconsigliato mettere cose tipo: “Ciao….”; “Come va…..?”.

L’oggetto scritto bene aiuta chi riceve l’e-mail a comprenderne il contenuto con un colpo d’occhio. Se si mettono le locuzioni poc’anzi menzionate, la comprensione viene meno.

Come suggerito nei commenti:
Nell’oggetto non va messo il testo intero dell’e-mail.

Il corpo.
Nel corpo della e-mail è bene NON seguire i seguenti punti:

1) Puntini di sospensione alla fine della frase.
2) Punti esclamativi alla fine della frase.
3) Non usare il maiuscolo, che equivale ad urlare.
4) Essere sintetici ma non troppo.
5) Evitare abbreviazioni inutili (es. q.tà invece che quantità).

I punti 1) 2) 3) irritano fortemente chi legge: rende frammentaria e fastidiosa la lettura.

Tra le altra cose, prima di premere sul pulsante “Invia” rileggere tutto per scovare eventuali errori grammaticali e/o logici.

Cosa evitare.
Da evitare come la peste:

1) ricevute di lettura
2) usare l’HTML nel testo della e-mail
3) allegati di grosse dimensioni
4) allegare più di uno/due file (in caso creare un unico file .ZIP)

Le ricevute provocano un senso di “controllo” che ai più dà fastidio.
L’HTML va bene per i siti, non per le e-mail.
Ricordiamo che chi riceve potrebbe avere linea lenta, oppure sistemi che respingono e-mail con allegati pesanti, per cui limitiamo la grandezza di questi. Se dobbiamo passare dei grossi file, ci sono delle alternative (es. FTP; Dropbox; etc.).
Una e-mail con tanti allegati è fastidiosa. Meglio creare un bel file compresso ed allegarlo.

Se l’e-mail è inviata per porre delle domande, leggere questo altro articolo

Praticamente volevo far si che la cancellazione di una e-mail spostasse la stessa nel Cestino, mentre fino ad oggi la metteva in una cartella chiamata “Trash”.

Mi aspettavo di trovare la funzione di associazione nella configurazione della casella o nel menu contestuale, mentre l’hanno messa nel menu “Casella” – “Usa questa casella per”.

La procedura da me eseguita:
- Click sulla casella “Trash”
- Click su menu in alto “Casella”
- Click su “Usa questa casella per”
- Click su “Cestino”

Così facendo, il cestino (quello con l’icona) di Mail.app funge proprio da cartella per le e-mail cancellate.

n.b.: Qualsiasi operazione è a vostro rischio e pericolo.

Ci sono alcune “regole” per utilizzare il servizio e-mail che possono essere riassunte in (pescate da wikipedia):

1. Non usare l’e-mail per alcun proposito illegale o non etico.
Mi pare giusto

2. Non diffondere né spam né messaggi appartenenti a catene di S. Antonio.
In effetti le catene di Sant’Antonio sono per la maggior parte trite e ritrite, oltre che noiose ed inutili.

3. Includi sempre l’argomento del messaggio in modo chiaro e specifico.
Ossia: c’è un bel campo OGGETTO nell’e-mail…. USALO!!!

4. Cerca di rispondere alle e-mail mantenendo sempre lo stesso Topic (argomento) per conservare una struttura storica ordinata dei messaggi inviati e ricevuti, “agganciandoli” uno dopo l’altro, evitando possibilmente di spedire un nuovo messaggio per un argomento già in corso di discussione.
Ossia: evita che ci riceve una mail tua debba ricostruire tutto il discorso ogni volta.

5. Alla fine del messaggio firma sempre col tuo nome.
Mi sembra che oramai lo facciano tutti.

6. Mantieni la privacy degli eventuali mittenti/destinatari, cancellando dal testo l’eventuale indirizzo di posta elettronica del mittente (se inoltri una e-mail ed il destinatario non conosce il mittente originale) ed utilizzando la casella Bcc (o Ccn) se devi inviare lo stesso messaggio a più destinatari che non si conoscono tra loro.
Questo non lo fa quasi mai nessuno. A me non interessa sapere che hai spedito una e-mail al mondo intero e non mi va che il mondo intero veda il mio indirizzo e-mail.

7. Fai molta attenzione all’ortografia e alla grammatica del tuo messaggio.
Ossia: usa l’italiano corrente. I puntini di sospensione non vanno messi ad ogni fine frase…

8. Non insultare e non fare uso indiscriminato di lettere maiuscole (esse, infatti, corrispondono al tono di voce alto del parlato, e dunque denotano nervosismo o cattiveria).
E se io vedo lettere maiuscole e puntini di sospensione mi INCAZZO…

9. Rifletti bene su come il destinatario possa reagire al tuo messaggio: valuta se può essere realmente interessato al contenuto e utilizza eventualmente le emoticon per indicare il tono della conversazione (se è diverso da quello che potrebbe far pensare la semplice lettura del testo).
Che se mi scrivi “NON FUNZIONA NIENTE….” quando in realtà c’è un piccolo problema, mi INCAZZO…

10. La dimensione del messaggio da inviare non deve essere troppo grande: in genere la sua dimensione dovrebbe rimanere al di sotto di 50-100 kB (al posto di contenuti di grandi dimensioni – immagini, documenti, … – si possono inserire nel testo del messaggio dei link a tali risorse reperibili in altro modo, ad esempio via FTP o HTTP).
L’e-mail non è fatta per mandare film.

11. Cita il testo a cui rispondi il più brevemente possibile, ma in modo che risulti comunque chiaro ciò a cui ti riferisci nella risposta.
Vedi punto 4.

12. Non richiedere indiscriminatamente per qualsiasi messaggio la ricevuta di ritorno da parte del destinatario.
Che tanto non ha nessun valore legale e a me rompe solo le palle. Per questo non invio le invio mai.

Buona norma quando si invia una e-mail a più destinatari è quella di mettere nel campo “A:” il proprio indirizzo e poi utilizzare il campo “CCN:” e non il “CC:” per inserire la lista dei destinatari. Facendo così la posta verrà inviata correttamente ed eviteremo che tutti i destinatari abbiano visibilità degli indirizzi altrui.

Grazie e buona vita